Personuppgifter inom Svenska Ölfrämjandet

Den 25 maj 2018 träder nya EU-regler om skydd vid behandling av personuppgifter i kraft.

GDPR innehåller bland annat regler med grundläggande principer för behandling av personuppgifter och anger förutsättningar för att behandlingar av dessa ska vara lagliga. Den innehåller också regler om rättigheter till information och tillgång till personuppgifter, regler om rättelse av felaktiga personuppgifter samt möjligheter att i vissa fall begränsa behandling av personuppgifter.

Dataskyddsförordningen, på engelska kallad General Data Protection Regulation (GDPR), gäller som lag inom EUs alla medlemsländer och syftar till att förbättra skyddet för den enskilda individen vid behandling av personuppgifter. Denna förordning och en kompletterande svensk lag, Dataskyddslagen, ersätter i Sverige personuppgiftslagen (PuL).

Medlemsregister

Svenska Ölfrämjandet som är en  ideell förening innehar ett register med personuppgifter,  föreningens medlemsregister. Medlemsregistret innehåller information som namn, adress och epostadress, medlemsnummer  samt information om medlemskapets giltighetstid. Dessutom finns uppgifter om när medlemsavgiften har inkommit till föreningen.

Medlemskap i föreningen är frivilligt och bygger på ett aktivt val av medlemmarna. Medlemskap erhålles vid betalning av medlemsavgiften. Medlemsregistret hålls uppdaterat av föreningens kassör och syftet med registret är att kunna kommunicera med medlemmarna, exempelvis att kunna informera om  föreningsaktiviteter, sända ut medlemskort eller att påminna om inbetalning av medlemsavgiften samt att sända ut medlemstidningen (Maltesen) till rätt adress.

Uppgifter om tidigare medlemmar sparas i upp till 24 månader, för att ge möjlighet att värva tillbaka denne.

Hantering och behörigheter

Personuppgifter ska inom Svenska Ölfrämjandet alltid lagras på ett säkert sätt.

Svenska Ölfrämjandets styrelse, hemsidans webmaster  samt lokalt föreningsansvariga har tillgång till hela eller delar av medlemsregistret. Medlemsregistret uppdateras löpande vid medlemmars inbetalning av medlemsavgiften samt vid inkommande om nya adressuppgifter eller liknande.

På hemsidan finns också ett register för upplagda konton. Det är medlemmen själv som registrerar ett konto och uppgifter i detta register. Man behöver inte vara medlem i föreningen för att ha ett konto på hemsidan.

Lokalt ansvariga har upprättade mailinglistor som används för att förmedla lokal föreningsinformation. Dessa register innehåller namn och e-postadress.

Delar av medlemsregistret kommuniceras till tryckeriet/distributören av Maltesen 4 gånger per år, för att säkerställa distributionen av tidningen. Där lagras registret i maximalt 10 dagar efter tidningsproduktion och utskick. Tryckeriet erhåller information om namn, adress, medlemsnummer och medlemskapets giltighetstid.

Svenska Ölfrämjandet ska löpande dokumentera sitt arbete med en säker hantering av personuppgifter och även föra register över vilka, var och på vilket sätt personuppgifter hanteras inom organisationen och kunna visa upp det vid behov.

Styrelsen bedömning är att denna kommunikation är tillräcklig för att Svenska Ölfrämjandet ska kunna fortsätta hantera personuppgifterna i medlemsregistret på nuvarande sätt även efter att Dataskyddsförordningen börjar gälla.

Önskar du veta vilka uppgifter som finns om dig eller få dina personuppgifter raderade vänligen kontakta styrelsen via medlemservice [at] svenskaolframjandet.se.

Styrelsen i Svenska Ölfrämjandet